Có hai cách bảo hiểm chi trả cho một đợt điều trị ở nước ngoài. Cách thứ nhất là bảo lãnh trực tiếp: bảo hiểm trả thẳng cho bệnh viện. Cách thứ hai là người bệnh tự trả rồi nộp hồ sơ đòi lại.
Cách thứ hai phổ biến hơn nhiều so với người ta tưởng — vì cấp cứu không kịp xin bảo lãnh, vì bệnh viện nằm ngoài mạng lưới, hoặc vì thẩm định chưa xong khi đã phải nhập viện. Và khi đi theo đường đó, mọi thứ phụ thuộc vào bộ chứng từ.
Thu thập ngay lúc còn ở bệnh viện
Nguyên tắc quan trọng nhất: gần như không thứ gì trong danh sách dưới đây xin bổ sung được sau khi đã về nước một cách dễ dàng. Múi giờ, ngôn ngữ, thủ tục và việc không còn ở đó biến một yêu cầu năm phút thành một quá trình vài tuần.
Nhóm chứng từ tài chính
- Hoá đơn gốc của tất cả các bên: bệnh viện, bác sĩ phẫu thuật, bác sĩ gây mê, chẩn đoán hình ảnh, giải phẫu bệnh. Nhớ rằng ở nhiều nước, đây là nhiều tờ hoá đơn riêng chứ không phải một.
- Bảng kê chi tiết từng khoản. Xin bản này ngay trong lúc còn nằm viện, và đọc nó mỗi vài ngày thay vì đọc một lần lúc xuất viện.
- Chứng từ thanh toán: biên lai thẻ, sao kê giao dịch, chứng từ chuyển khoản quốc tế.
- Xác nhận đã thanh toán đủ của bệnh viện.
Nhóm chứng từ y tế
- Bản tóm tắt điều trị hoặc giấy ra viện, có chẩn đoán kèm mã bệnh.
- Chỉ định của bác sĩ cho từng can thiệp lớn — đây là thứ chứng minh tính cần thiết về y khoa, yếu tố quyết định việc được chi trả.
- Kết quả cận lâm sàng: xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh kèm bản đọc, giải phẫu bệnh.
- Tường trình phẫu thuật nếu có mổ.
- Đơn thuốc ghi theo hoạt chất.
Nhóm chứng từ hành chính
- Hộ chiếu có dấu xuất nhập cảnh, vé máy bay — chứng minh thời điểm và địa điểm.
- Mẫu yêu cầu bồi thường của chính công ty bảo hiểm, điền đầy đủ và có chữ ký bác sĩ ở phần dành cho cơ sở y tế.
- Thông tin tài khoản nhận tiền.
Sáu việc làm trước khi rời bệnh viện
- Xin hai bộ bản gốc của mọi hoá đơn và bảng kê.
- Đối chiếu bảng kê với thực tế: có khoản nào trùng, có dịch vụ nào không nhận mà bị tính.
- Xin bác sĩ ký vào mẫu của công ty bảo hiểm — nhiều công ty bắt buộc mẫu riêng, không chấp nhận giấy ra viện thay thế.
- Xin đĩa DICOM và bản đọc của mọi lần chụp.
- Chụp ảnh toàn bộ chứng từ và lưu lên đám mây ngay tại chỗ.
- Xin email liên hệ của bộ phận hồ sơ để sau này còn hỏi bổ sung.
Nộp hồ sơ
Kiểm thời hạn nộp trong hợp đồng — thường ba tháng tới một năm kể từ ngày ra viện, và đây là điều khoản cứng.
Nộp một lần đầy đủ thay vì nộp dần: mỗi lần bổ sung thường khởi động lại chu kỳ xử lý. Kèm một bảng mục lục liệt kê các tài liệu có trong bộ hồ sơ; việc nhỏ này giảm rõ rệt khả năng bị trả lại vì thiếu giấy.
Giữ toàn bộ email trao đổi. Nếu hồ sơ bị từ chối một phần, yêu cầu văn bản nêu rõ khoản nào không được chấp nhận và dựa trên điều khoản nào — phần lớn tranh chấp ở giai đoạn này giải quyết được bằng cách bổ sung đúng một tài liệu chứng minh tính cần thiết y khoa.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn bản chụp có được chấp nhận không?
Nhiều công ty yêu cầu bản gốc cho các khoản lớn, một số chấp nhận bản điện tử có xác thực của bệnh viện. Cách an toàn là xin hai bộ bản gốc ngay khi thanh toán: một nộp, một giữ. Xin thêm bộ thứ hai sau khi đã về nước là việc rất mất công.
Bảng kê chi tiết khác hoá đơn ở chỗ nào?
Hoá đơn ghi tổng số tiền đã trả; bảng kê chi tiết liệt kê từng dòng: mỗi lượt xét nghiệm, mỗi liều thuốc, mỗi ngày giường, mỗi vật tư. Bảo hiểm cần bảng kê để phân loại khoản nào thuộc phạm vi. Thiếu bảng kê là lý do rất phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại.
Hồ sơ bằng tiếng nước ngoài có cần dịch công chứng không?
Tuỳ công ty. Nhiều nơi chấp nhận tài liệu tiếng Anh mà không cần dịch. Với ngôn ngữ khác, thường phải dịch; chi phí dịch đôi khi được bảo hiểm hoàn lại nếu hợp đồng có điều khoản đó. Nên hỏi trước khi bỏ tiền dịch cả tập hồ sơ.
Nộp hồ sơ trong bao lâu kể từ khi điều trị?
Phần lớn hợp đồng đặt thời hạn từ ba tháng tới một năm kể từ ngày điều trị hoặc ngày ra viện. Đây là điều khoản cứng: quá hạn thì rất khó khiếu nại dù hồ sơ đầy đủ. Nên kiểm đúng con số trong hợp đồng của mình ngay khi bắt đầu điều trị.