Bảng kê chi tiết của một đợt nằm viện dài có thể lên tới vài trăm dòng. Nhìn vào đó lần đầu, phản ứng tự nhiên là lật thẳng xuống dòng tổng cộng.
Nhưng mọi dòng trong đó đều thuộc về một trong bốn nhóm, và mỗi nhóm có một cách kiểm riêng.
Nhóm 1 — Lưu trú
Tiền giường theo hạng phòng, tiền giường người nhà, suất ăn, phí vệ sinh, phí tiện ích.
Kiểm gì: số đêm có khớp không. Nhiều bệnh viện tính theo đêm chứ không theo ngày, và ngày nhập viện buổi chiều với ngày ra viện buổi sáng dễ bị tính thành hai đêm thừa. Đếm lại bằng ngày cụ thể, không bằng trí nhớ.
Đây cũng là nhóm thương lượng được nhiều nhất.
Nhóm 2 — Chuyên môn
Phí thủ thuật, phí phòng mổ theo giờ, phí gây mê, phí thăm khám hằng ngày của bác sĩ, phí hội chẩn.
Kiểm gì: số lượt thăm khám. Nếu bảng kê ghi mỗi ngày hai lượt bác sĩ chuyên khoa mà thực tế chỉ gặp một lần buổi sáng, đó là câu cần hỏi. Với phòng mổ tính theo giờ, đối chiếu số giờ với tường trình phẫu thuật.
Nhóm này gần như không thương lượng được, nhưng rất đáng đối chiếu.
Nhóm 3 — Cận lâm sàng
Xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh, giải phẫu bệnh, đo chức năng.
Kiểm gì: mỗi dòng phải tương ứng với một kết quả. Đây là cách kiểm hiệu quả nhất — nếu bị tính một lần chụp CT thì phải có một bản kết quả CT tương ứng. Xin bộ kết quả đầy đủ rồi đặt cạnh bảng kê, đếm số lượng hai bên.
Số lần lặp lại có thể hoàn toàn hợp lý với ca đang theo dõi sát; điều cần kiểm là con số có khớp thực tế.
Nhóm 4 — Thuốc và vật tư
Thường là nhóm dài nhất và khó đọc nhất, vì ghi bằng tên thương mại kèm hàm lượng và số lượng.
Kiểm gì: các vật tư giá trị lớn — khớp nhân tạo, stent, lưới, ốc vít. Đối chiếu loại ghi trên bảng kê với loại ghi trong tường trình phẫu thuật và với loại đã thoả thuận trong gói. Đây là chỗ chênh lệch lớn nhất giữa dự toán và hoá đơn cuối.
Với thuốc, để ý các thuốc đắt tiền dùng nhiều ngày: số liều có khớp với số ngày điều trị không.
Ba lỗi lặp lại nhiều nhất
Tính trùng. Một dịch vụ xuất hiện hai lần do nhập liệu ở hai bộ phận. Phát hiện bằng cách rà các dòng giống hệt nhau cùng ngày.
Dịch vụ đã huỷ vẫn bị tính. Xét nghiệm được chỉ định rồi bác sĩ đổi ý, nhưng lệnh đã vào hệ thống.
Hạng phòng sai. Người bệnh chuyển phòng giữa chừng nhưng bảng kê tính cả đợt theo hạng cao hơn.
Cách hỏi lại cho hiệu quả
- Đánh dấu các dòng cần hỏi, ghi số thứ tự dòng.
- Gửi bằng văn bản cho bộ phận tài chính, mỗi dòng một câu hỏi cụ thể: dịch vụ này thực hiện lúc nào và ai chỉ định.
- Đề nghị đối chiếu với hồ sơ bệnh án.
- Giữ bản lưu của cả câu hỏi lẫn trả lời.
Giọng nên là hỏi để hiểu, không phải tố cáo. Phần lớn sai sót thật sự là lỗi nhập liệu, và bộ phận tài chính xử lý những yêu cầu như vậy hằng ngày.
Việc nên làm ngay hôm nhập viện
Hỏi một câu duy nhất ở quầy: tôi xin bảng kê chi tiết mỗi ba ngày được không?
Hầu hết nơi đều đồng ý, và thói quen này biến việc đọc hoá đơn từ một cuộc rà soát cuối cùng đầy áp lực thành vài phút kiểm tra nhẹ nhàng — vào lúc còn sửa được.
Câu hỏi thường gặp
Xin bảng kê chi tiết lúc nào là tốt nhất?
Trong lúc còn nằm viện, và xin lại mỗi vài ngày với ca dài. Đọc bảng kê khi mọi thứ còn tươi trong trí nhớ thì phát hiện được khoản lạ; đọc vào ngày xuất viện, khi bảng dài hàng trăm dòng và ai cũng mệt, thì gần như chỉ còn liếc qua tổng số.
Phát hiện khoản không nhận mà bị tính thì làm gì?
Đánh dấu dòng đó, ghi lại ngày giờ, rồi hỏi bộ phận tài chính bằng văn bản: dòng này tương ứng với dịch vụ nào, thực hiện lúc nào, ai chỉ định. Phần lớn trường hợp là lỗi nhập liệu và được điều chỉnh. Hỏi bằng văn bản để có dấu vết.
Vì sao cùng một xét nghiệm lại xuất hiện nhiều lần?
Có thể hợp lý: nhiều xét nghiệm được làm lặp lại để theo dõi diễn tiến, ví dụ công thức máu mỗi ngày khi đang dùng hoá chất. Điều cần kiểm là số lần có khớp với thực tế không. Nếu bảng kê ghi bốn lần trong một ngày mà chỉ nhớ lấy máu hai lần, đó là câu đáng hỏi.
Có thể thương lượng giảm khoản nào không?
Phần dịch vụ phi y tế dễ thương lượng nhất: hạng phòng, giường người nhà, suất ăn, phí hành chính. Phí thủ thuật và phí bác sĩ hầu như cố định. Nhiều bệnh viện có bộ phận hỗ trợ tài chính có thẩm quyền giảm phần chưa thanh toán hoặc chia kỳ — nhưng chỉ khi được hỏi.